Aujourd’hui, nous abordons un thème au cœur de l’actualité des responsables HSE : la digitalisation des processus QSE.
Pour illustrer concrètement ce sujet, nous avons invité Arnaud Baumann, responsable Sécurité et Environnement du site Essity de Kunheim, en Alsace. Arnaud partage ici l’expérience de son usine : pourquoi ils ont choisi d’automatiser leur système HSE, comment ils s’y sont pris, et les résultats obtenus.

Présentation de Résilience

Avant de lui donner la parole, rappelons le rôle de Résilience.
Nous sommes une société de conseil QSE de 8 personnes, intervenant en France et à l’international (Suisse, Allemagne, Belgique, Luxembourg, Roumanie…).
Nos services : formation (certifiés Qualiopi), audits, accompagnement, mise à disposition de consultants et projets de simplification/digitalisation des systèmes de management.

Le contexte chez Essity Kunheim

Arnaud Baumann gère l’HSE de l’usine de Kunheim, spécialisée dans la fabrication de produits d’hygiène bien connus : Lotus, Tork, Tena, ainsi que de nombreuses marques distributeurs (Lidl, Carrefour, etc.).
Son service HSE comprend trois personnes.

Lors de son arrivée, en pleine période Covid, le service faisait face à une lourde charge administrative : mise à jour de tableaux, saisie des rapports d’accidents, suivi des situations dangereuses…

« Nous passions près d’une journée par semaine uniquement sur des tâches administratives. Je n’étais plus assez présent sur le terrain. »

Les difficultés initiales

• Multiplication des étapes manuelles : un salarié signalait une situation dangereuse, le chef d’équipe prenait des notes, rédigeait un fichier Word, envoyait un e-mail, puis quelqu’un saisissait à nouveau dans un tableau Excel.

• Risque d’erreurs et d’informations manquantes : les données d’un tableau ne correspondaient jamais totalement à celles d’un autre.

• Reporting chronophage : chaque réunion de direction nécessitait de longues préparations pour mettre à jour les indicateurs.

La décision de digitaliser

Face à ce constat, l’équipe a choisi d’automatiser et de simplifier les flux d’information.
Premier chantier : la gestion des situations dangereuses.
Un formulaire en ligne a été créé, permettant aux salariés de saisir directement les données, avec envoi automatique d’une notification. Résultat :

• suppression de plusieurs étapes manuelles,

• fiabilité accrue des informations,

• implication renforcée des équipes.

« Le chef d’équipe a été le premier à se réjouir : une part de son travail administratif disparaissait, et l’information remontait plus vite. »

Les outils Microsoft 365 au service du QSE

L’usine disposait déjà d’une licence Microsoft 365, mais n’en utilisait qu’une fraction. Le projet a donc exploité l’écosystème Microsoft :

• SharePoint : base de données centrale.

• Power Apps : formulaires de saisie intuitifs.

• Power Automate : notifications et automatisations (par exemple, avertir le responsable énergie en cas de risque spécifique).

• Power BI : tableaux de bord dynamiques pour le suivi en temps réel.

Ces solutions « low code » offrent une grande flexibilité sans nécessiter de développement lourd.

Résultats obtenus

• Gain de temps considérable : les tableaux de bord sont toujours à jour. Les réunions de direction ne nécessitent plus de préparation fastidieuse.

• Participation massive : 80 à 90 % du personnel contribue désormais chaque mois à une action de prévention (feedback sécurité, analyse de risque de dernière minute, etc.).

• Culture positive de la sécurité : le système intègre les retours positifs et pas seulement les écarts, valorisant ainsi les bonnes pratiques.

Défis, recommandations et retours d’expérience

Après la démonstration des outils, la discussion s’est orientée vers les défis rencontrés et les conseils pour les entreprises qui souhaitent se lancer dans la digitalisation QSE.

1. L’engagement de la direction, condition indispensable

Arnaud Baumann insiste : « Si votre direction n’adhère pas, oubliez. »

La culture sécurité doit être portée par les managers de chaque département, pas seulement par le service HSE. Sans cette implication, le projet se limite à « cocher une case » pour une certification, sans transformation durable.

Un événement déclencheur a d’ailleurs accéléré le projet : trois accidents en une semaine, dont deux précédés de signalements restés sans suite.
Cette prise de conscience a poussé la direction et les responsables de département à soutenir pleinement la démarche.

2. La montée en compétence technique

Autre défi majeur : la création des outils eux-mêmes. « J’ai perdu quelques cheveux au début », confie Arnaud en souriant.

Bien que les applications Microsoft (SharePoint, Power Apps, Power Automate, Power BI) soient « low code », leur prise en main demande du temps, des tutoriels, et l’aide d’un réseau d’utilisateurs expérimentés.
Aurélien, consultant Résilience, est venu renforcer l’équipe et a permis de franchir les étapes complexes (notamment la connexion entre Power BI et les bases de données).

3. Formation des équipes

La formation des utilisateurs s’est révélée plus simple que prévu :

• 1 à 2 réunions pour les responsables de département et les chefs d’équipe,

• puis accompagnement direct sur le terrain.

Les applications ont été conçues pour ressembler à une app mobile conviviale, ce qui a facilité l’appropriation.

Conseils pratiques pour réussir un projet de digitalisation QSE

Aurélien complète l’expérience d’Essity avec trois recommandations clés :

1. Impulsion stratégique : la direction doit porter la vision digitale et donner les moyens.

2. Cahier des charges détaillé : analyser chaque processus, ses flux d’information, ses interactions, afin de créer une base solide avant de développer.

3. État d’esprit agile : combiner rigueur et créativité pour trouver rapidement des solutions et instaurer la confiance dans le changement.

Questions du public : points clés

La session de questions-réponses a permis d’éclaircir plusieurs aspects pratiques :

• Formation du personnel : démarrage en décembre 2020, premier système opérationnel en un mois.

• Développement de l’outil : réalisé en interne, en auto-formation, avec l’appui de Résilience.

• Partage des données : en cas de besoin externe, il est possible de générer des PDF via Power Automate (option payante), mais la politique interne privilégie les accès temporaires sécurisés.

• Utilisation mobile : les applications s’adaptent automatiquement aux smartphones et tablettes.

• Sécurité et mises à jour : création d’adresses génériques pour les workflows, évitant toute dépendance à un compte personnel.

Conclusion

Le projet mené par l’usine Essity de Kunheim démontre qu’une digitalisation QSE réussie repose avant tout sur la vision managériale, la structuration des processus et l’engagement des équipes.

Résilience a accompagné ce déploiement pas à pas : de la conception des premiers formulaires au développement complet du système, en passant par la formation.
Résultat : un système agile, ergonomique et évolutif, qui renforce la culture sécurité et la performance globale du site.

Le webinaire animé par Frédéric Dubois, consultant en Qualité, Sécurité et Environnement chez Résilience, a accueilli Emmanuelle Werling, chargée de mission Richesse Humaine et Communication chez Actemium Strasbourg. L’objectif : partager un retour d’expérience sur la simplification et la digitalisation des systèmes de management.

Actemium Strasbourg, filiale de Vinci Énergie, intervient dans l’instrumentation électrotechnique et l’automatisme pour de grands comptes industriels du Bas-Rhin (chimie, agroalimentaire et pharmacie), avec 100 collaborateurs répartis entre le siège et les sites clients.

Contexte et enjeux

Actemium Strasbourg est certifiée ISO 9001 depuis 2006, ISO 45001 depuis 2012 et dispose d’une certification MASE exigée par certains clients. Ces certifications, bien que stables, ont conduit à un système de management complexe et hétérogène.

Les enjeux principaux du projet étaient :

• Structurer et fluidifier les processus tout en intégrant quatre référentiels (ISO 9001, ISO 45001, MASE et le manuel de contrôle interne).

• Préparer le système à l’arrivée de nouveaux référentiels.

• Digitaliser les processus afin de les rendre plus optimisés et accessibles, y compris pour les collaborateurs sur site (sites SEVESO).

• Harmoniser les pratiques au sein des différentes entités du groupe Actemium Strasbourg.

Un point important identifié dès le départ était la confusion entre numérisation et digitalisation. Beaucoup pensaient que scanner des documents suffisait pour digitaliser les processus. Une phase de sensibilisation a été nécessaire pour clarifier les concepts d’automatisation, d’informatisation et de digitalisation.

Le premier projet : l’approche globale

Initialement, le groupe Actemium a lancé un projet de digitalisation à l’échelle globale. Cependant :

• Les besoins réels n’avaient pas été correctement définis.

• La solution proposée était partiellement adaptée et ne couvrait pas l’ensemble des exigences des référentiels.

Comme le souligne Emmanuelle : “Le ‘définir’ n’était pas abouti. On est arrivé avec une solution avant d’avoir défini clairement le projet.”

Le projet global a donc nécessité un recadrage et une reprise à plus petite échelle.

Reprise du projet à petite échelle

La démarche a été redéfinie au niveau de processus spécifiques, tels que le processus Richesse Humaine. Cette approche a permis :

• De définir précisément les besoins avant de chercher à digitaliser.

• D’impliquer les collaborateurs et pilotes de processus dans la réflexion.

• De construire un projet plus réaliste et maîtrisable, permettant un suivi et des améliorations concrètes.

Emmanuelle insiste sur le rôle de la phase “Définir” du DMAIC (Définir, Mesurer, Analyser, Innover, Contrôler) : “Notre réel besoin n’était pas seulement de digitaliser, mais de simplifier le système de management. La digitalisation devient un outil qui accompagne cette simplification.”

Digitalisation et simplification : facteurs clés de réussite

Plusieurs points ont été identifiés comme essentiels :

1. Repartir de zéro pour construire un système adapté aux besoins actuels de l’entreprise.

2. Cadrer le projet et définir l’équipe dès le départ, avec des personnes impliquées et responsables.

3. Faire appel aux experts lorsque nécessaire, notamment pour la programmation et la mise en œuvre digitale.

4. Accompagner les collaborateurs : écouter les besoins, comprendre le quotidien, proposer des solutions adaptées et progressives.

5. Suivre les modules de formation Résilience, qui permettent de monter en compétence sur la gestion de projet et la simplification des systèmes de management.

Emmanuelle souligne également l’importance de rester sur les basiques métier : “On connaît notre job et on a réussi à faire vivre des systèmes sans digitalisation sur certains points. Il ne faut pas simplifier trop rapidement au risque de déstabiliser l’activité.”

Gestion du changement et implication des collaborateurs

L’approche progressive a permis de limiter les résistances au changement :

• Les collaborateurs ont été impliqués dans l’analyse de leurs processus.

• Les “quick wins” (améliorations rapides) ont été identifiés et appliqués dès le départ.

• La communication s’est faite sans présenter la démarche comme une révolution, mais comme une amélioration continue.

“On laisse chaque pilote de processus exprimer son besoin, et on regarde ensuite les solutions possibles, qu’elles viennent du groupe ou de l’extérieur.”

Cette méthode s’est révélée particulièrement adaptée à une entreprise en forte croissance, passant de 70 à 100 collaborateurs sur une courte période.

Résultats et perspectives

• Les projets ont permis de structurer et simplifier les processus, avec la digitalisation comme levier secondaire.

• La montée en compétence interne sur la gestion de projet et la digitalisation a été un facteur clé.

• Le projet RH, centré sur l’attractivité, le recrutement, l’intégration et la fidélisation, est encore en cours mais déjà structuré.

Le webinaire a également présenté les modules disponibles chez Résilience, notamment :

• La formation simplification des systèmes de management.

• Le module digitalisation, accessible en présentiel ou en distantiel, pour s’adapter aux contraintes d’agenda des participants.

Conclusion

L’expérience d’Actemium Strasbourg illustre que la simplification du système de management doit précéder la digitalisation. Le succès réside dans la définition claire des besoins, l’implication des équipes, l’accompagnement du changement et la formation adaptée.

Comme le rappelle Frédéric Dubois :

“La simplification est un but, la digitalisation est un outil qui arrive après un diagnostic précis.”