Dans un monde en constante évolution technologique, la transformation digitale est devenue un impératif pour les entreprises de tous secteurs. Cependant, selon une étude de McKinsey en 2019, 70% des entreprises échouent dans leur transformation digitale. Ce chiffre alarmant souligne l’importance cruciale de bien comprendre et mettre en œuvre ce processus.
Introduction
Chez Résilience, cabinet de conseil spécialisé en Santé Sécurité, Qualité et Systèmes de management, nous sommes convaincus que la clé du succès réside dans le partage d’expériences concrètes. C’est pourquoi nous avons invité Emmanuelle Werling, responsable qualité chez Actemium Strasbourg, à partager son expérience de transformation digitale lors d’un entretien avec notre consultant, Frédéric Dubois.
Dans cet article, nous explorerons les défis de la transformation digitale, les solutions mises en place par Actemium Strasbourg, et les leçons que toute entreprise peut en tirer.
Pour voir l’interview en question, c’est par ici
Le contexte d’Actemium Strasbourg
Avant de plonger dans les détails de la transformation digitale, il est important de comprendre le contexte d’Actemium Strasbourg. Comme l’explique Emmanuelle Werling :
« Actemium Strasbourg Plan Solutions, c’est la marque industrielle de Vinci Energie. Nous intervenons en instrumentation électrotechnique et automatisme chez les grands comptes industriels qui sont situés exclusivement dans le Bas-Rhin, donc c’est essentiellement de la chimie, de l’agroalimentaire et de la pharmacie. C’est 100 collaborateurs qui sont répartis pour moitié au siège social pour la partie étude et support et pour moitié directement chez nos clients. »
Cette structure, avec des équipes réparties entre le siège et les sites clients, présente des défis spécifiques en termes de digitalisation, notamment en ce qui concerne l’accès aux outils digitaux sur des sites industriels parfois classés SEVESO.
Les causes principales de l’échec des transformations digitales
Au cours de l’entretien, Emmanuelle Werling a mis en lumière plusieurs facteurs qui peuvent conduire à l’échec d’une transformation digitale :
- Confusion entre digitalisation et numérisation : « Pour beaucoup la digitalisation était déjà dans notre entreprise. Et c’est là où on s’est rendu compte qu’il y a confusion entre digitalisation et numérisation. » Cette confusion peut mener à des projets mal orientés dès le départ, se concentrant sur la simple conversion de documents papier en format électronique plutôt que sur une véritable transformation des processus.
- Manque de compétences en programmation : « On peut être très à l’aise en QHSE, on peut être très à l’aise en RH, mais quand on n’est pas expert en logique intellectuelle de programmation, c’est là où on atteint très vite ses limites. » Ce manque de compétences techniques peut freiner l’adoption de solutions digitales avancées et limiter la portée de la transformation.
- Absence d’une approche systémique : « Ca répondait certes aux exigences du contrôle interne, mais ce qui avait été fait ne répondait pas aux exigences des référentiels. » Une transformation digitale réussie nécessite une vision globale de l’entreprise, prenant en compte tous les aspects de son fonctionnement et ses différents référentiels.
- Précipitation et manque de planification : « Il faut bien prendre le temps de passer dans toutes les phases du DMAIC. C’est sûr qu’on va avoir des phases qui vont faire qu’on aura envie d’aller plus ou moins vite. » La transformation digitale est un processus qui demande du temps et une planification minutieuse. La précipitation peut conduire à des solutions mal adaptées ou incomplètes.
L’importance de la transformation digitale dans les secteurs HSE et Qualité
Chez Résilience, nous constatons quotidiennement l’importance croissante de la transformation digitale dans les secteurs HSE et Qualité (Qualité, Sécurité, Environnement). Ces domaines, souvent régis par des normes strictes et des processus complexes, peuvent grandement bénéficier de la digitalisation pour :
- Améliorer la collecte et l’analyse des données : Les outils digitaux permettent une collecte en temps réel des données sur le terrain, facilitant ainsi le suivi des indicateurs clés et la prise de décision rapide.
- Automatiser les processus de reporting : La digitalisation peut grandement simplifier la création de rapports, réduisant ainsi le temps consacré aux tâches administratives et minimisant les erreurs humaines.
- Faciliter la conformité réglementaire : Les systèmes digitaux peuvent être programmés pour suivre automatiquement les changements réglementaires et alerter les responsables en cas de non-conformité potentielle.
- Optimiser la gestion des risques : Les outils d’analyse avancée peuvent aider à identifier les tendances et les risques potentiels avant qu’ils ne deviennent des problèmes majeurs.
- Améliorer la communication et la collaboration : Les plateformes digitales facilitent le partage d’informations entre les différents services et sites, améliorant ainsi la coordination et la réactivité.
L’expérience d’Actemium Strasbourg illustre parfaitement ces enjeux. Comme le souligne Emmanuelle Werling : « Notre besoin, par rapport à notre système de management, c’était d’un côté structurer et fluidifier nos processus, tout en arrivant à faire cohabiter quatre référentiels. »
Pour en savoir plus sur les avantages de la transformation digitale, nous vous conseillons la lecture de notre article « Pourquoi est-il rentable de digitaliser son service qualité ? »
Solutions concrètes pour réussir sa transformation digitale
À travers l’expérience d’Actemium Strasbourg et notre expertise chez Résilience, nous avons identifié plusieurs solutions clés pour réussir sa transformation digitale :
- Définir clairement le projet
La définition claire du projet est une étape cruciale dans le processus de transformation digitale. Comme l’explique Emmanuelle Werling : « Après réflexion, il en est ressorti que notre réel besoin par rapport à ce projet initial de digitalisation, c’était en fait un projet de simplification du système de management, dans lequel on allait évidemment greffer la digitalisation. »
Chez Résilience, nous utilisons les compétences de nos consultants QSE certifiés Black Belt Lean Six-Sigma pour cette étape cruciale. Ils appliquent les concepts de Lean Office et de gestion de projets pour s’assurer que la transformation digitale est alignée avec les objectifs stratégiques de l’entreprise.
- Constituer une équipe projet adaptée
« Il faut vraiment des personnes qui soient impliquées dans ce projet, et faire appel de temps en temps aux experts. » La constitution d’une équipe pluridisciplinaire est essentielle. Elle devrait inclure des experts en QSE, des spécialistes IT, des représentants des différents départements concernés, et idéalement, un sponsor au niveau de la direction pour assurer le soutien nécessaire.
- Former les équipes
« Dans la formation Clud de simplification SMI, il y avait notamment un des modules qui était orienté sur la digitalisation. Nous avons donc profité de cette opportunité pour faire d’une pierre deux coups, non seulement digitaliser mais aussi simplifier nos systèmes. » La formation est un élément clé pour assurer l’adoption des nouvelles technologies et méthodes de travail. Chez Résilience, nous proposons des formations adaptées aux différents niveaux de compétence et aux besoins spécifiques de chaque équipe.
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- Adopter une approche progressive
Une approche par étapes permet de tester, d’ajuster et d’optimiser les solutions avant un déploiement à grande échelle. Cela réduit les risques et facilite l’adoption par les utilisateurs.
- Impliquer les collaborateurs
« On essaie vraiment d’impliquer les gens et les emmener dans la réflexion de : comment est ton processus, qu’est-ce qu’on peut faire avec ce processus pour que ça vienne vraiment d’eux. » L’implication des utilisateurs finaux dès le début du projet est crucial pour assurer l’adhésion et l’adoption des nouvelles solutions.
Gagner en temps et en efficacité
L’un des objectifs principaux de la transformation digitale est d’améliorer l’efficacité opérationnelle. Dans le cas des services QSE, les résultats sont impressionnants.
« On arrive à faire gagner de 11% à 17% de temps par personne et par semaine. Soit 4h à 6h par semaine avec nos services. Et je pense que ce n’est que le début », selon Stéphane Wislez, le directeur de Résilience.
Ces chiffres illustrent l’impact concret que peut avoir une transformation digitale réussie sur la productivité d’une entreprise. Ces gains de temps peuvent être réinvestis dans des activités à plus forte valeur ajoutée, comme l’analyse approfondie des données, l’amélioration continue des processus, ou le développement de nouvelles initiatives.
Quels outils utiliser ?
Pour mener à bien sa transformation digitale, Résilience utilise la plupart du temps la suite d’outils Microsoft 365. La grande majorité des sites industriels travaillent avec des licences Microsoft Office 365. Cela facilite beaucoup le travail. Il n’y a pas de comptes individuels à recréer, pas de nouveaux mots de passe, et les dossiers sont directement accessibles sans changer d’environnement.
Voici une présentation détaillée de ces outils et de leurs avantages :
- SharePoint
– Fonction : Plateforme de collaboration et de gestion de contenu
– Avantages :
– Centralisation des informations et des documents
– Facilité de partage et de collaboration en temps réel
– Intégration avec d’autres outils Microsoft
– Personnalisation possible pour s’adapter aux besoins spécifiques de l’entreprise
- Power Automate
– Fonction : Outil d’automatisation des flux de travail
– Avantages :
– Automatisation des tâches répétitives
– Création de workflows sans nécessité de compétences en programmation
– Intégration avec une large gamme d’applications Microsoft et tierces
– Possibilité de créer des approbations automatiques et des notifications
- Power Apps
– Fonction : Plateforme de développement d’applications sans code ou à faible code
– Avantages :
– Création rapide d’applications personnalisées
– Adaptation facile aux besoins spécifiques de l’entreprise
– Intégration native avec les données de l’entreprise
– Possibilité de créer des applications mobiles pour la collecte de données sur le terrain
- MS Power BI
– Fonction : Outil de business intelligence et de visualisation de données
– Avantages :
– Création de tableaux de bord interactifs
– Analyse approfondie des données
– Partage facile des rapports et des insights
– Intégration avec diverses sources de données
Ces outils permettent de créer et automatiser des workflows, et de collecter des informations directement sur le terrain. Enfin, Power BI permet la création de tableaux de bord automatiques. Il est crucial de souligner que ces outils Microsoft sont des plateformes low-code, conçues pour être accessibles à tous, même sans compétences en programmation. Cette caractéristique est un véritable game-changer dans le domaine de la transformation digitale. Voici pourquoi ces outils sont si révolutionnaires :
- Facilité d’utilisation sans code : Ces outils sont conçus avec des interfaces intuitives et visuelles. Les utilisateurs peuvent créer des applications, des workflows et des tableaux de bord complexes simplement en faisant glisser et déposer des éléments, sans écrire une seule ligne de code. Cette approche démocratise la création d’outils digitaux, permettant à chacun, quelle que soit sa fonction ou son niveau technique, de contribuer à la transformation digitale de l’entreprise.
- Formation accessible : Grâce à leur facilité d’utilisation, la formation à ces outils est beaucoup plus rapide et moins intimidante que l’apprentissage d’un langage de programmation traditionnel. Les équipes peuvent rapidement monter en compétence et commencer à créer leurs propres solutions digitales, encourageant ainsi l’innovation à tous les niveaux de l’organisation.
- Autonomie et agilité accrues : Avec ces outils low-code, les équipes métier peuvent créer et modifier elles-mêmes leurs applications et workflows. Cela réduit la dépendance vis-à-vis du service IT ou d’un sous-traitant, et permet une adaptation rapide aux changements, un atout crucial dans l’environnement dynamique d’aujourd’hui.
- Collaboration facilitée : Même si votre entreprise choisit de faire appel à des experts comme nous chez Résilience pour la mise en place initiale, la nature low-code de ces outils permet ensuite à vos équipes de facilement comprendre, modifier et faire évoluer les solutions mises en place. Cette approche collaborative assure que les outils restent parfaitement alignés avec les besoins de l’entreprise au fil du temps.
- Évolution progressive : Ces outils permettent une approche graduelle de la transformation digitale. Vous pouvez commencer par des projets simples et évoluer vers des solutions plus complexes au fur et à mesure que vos équipes gagnent en confiance et en expertise, le tout sans jamais avoir besoin de devenir des experts en programmation.
Cette accessibilité et cette flexibilité sont des atouts majeurs dans le contexte de la transformation digitale. Elles permettent non seulement une mise en œuvre rapide des solutions, mais aussi une évolution continue et agile des processus digitalisés, le tout sans nécessiter un département IT étendu ou des compétences avancées en programmation.
Les autres outils No-Code pour la transformation digitale
Bien que nous utilisons principalement les outils Microsoft chez Résilience, nous recommandons également d’autres solutions No-Code qui peuvent être utiles pour la transformation digitale, notamment dans les secteurs QSE. Voici quelques exemples :
- Make (anciennement Integromat)
– Fonction : Plateforme d’automatisation et d’intégration
– Avantages :
– Large éventail d’intégrations avec des applications tierces
– Interface visuelle pour la création de workflows complexes
– Possibilité d’automatiser des processus inter-applications
- Airtable
– Fonction : Base de données relationnelle avec interface de feuille de calcul
– Avantages :
– Flexibilité pour créer des bases de données personnalisées
– Vues multiples (grille, calendrier, kanban, etc.)
– Possibilité de créer des formulaires et des interfaces simples
- Zapier
– Fonction : Outil d’automatisation entre applications
– Avantages :
– Large bibliothèque d’intégrations
– Facilité d’utilisation pour les non-techniciens
– Automatisation de tâches entre différentes plateformes
Ces outils No-Code peuvent être particulièrement utiles pour les équipes QSE qui cherchent à digitaliser leurs processus sans pouvoir créer de wokflow en interne (politique IT, par exemple).
Conclusion
L’expérience d’Actemium Strasbourg, partagée par Emmanuelle Werling lors de son entretien avec notre consultant Frédéric Dubois, illustre parfaitement les défis et les opportunités de la transformation digitale dans les secteurs HSE, Qualité et QSE.
Bien que 70% des entreprises échouent dans cette démarche, il est possible de réussir en adoptant une approche méthodique, progressive et centrée sur les besoins réels de l’entreprise. Comme le résume Emmanuelle Werling : « C’est sûr que si à la fin du nouveau cycle (de certification) nous ne sommes toujours pas dans la digitalisation, c’est qu’on sera passé à côté. Pour moi ce n’est pas concevable en 2027 d’avoir encore des bouts de processus qui datent de 2006. »
Chez Résilience, nous sommes convaincus que la transformation digitale n’est pas une fin en soi, mais un moyen d’améliorer l’efficacité, la qualité et la sécurité des processus. Ici, le terme « efficience » prend tout son sens. Notre approche, basée sur l’expérience et l’expertise, permet d’accompagner les entreprises dans cette transition cruciale.
Si vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont nous pouvons vous aider dans votre transformation digitale, n’hésitez pas à nous contacter. Ensemble, faisons en sorte que votre entreprise fasse partie des 30% qui réussissent leur transformation digitale.